Alles zu seiner Zeit – Tipps für langfristig erfolgreiches Onboarding
Wie bereite ich mich als Arbeitgeber auf neue Mitarbeitende vor? Was möchte ich den neuen Kolleg*innen mitgeben, damit sie sich möglichst schnell wohl und als Teil des Teams fühlen und produktiv das Unternehmen unterstützen können?
Hier gibt es Tipps für den erfolgreichen Einstieg.
Das perfekte Onboarding wird es wohl generalisiert nicht geben. Individuell, dem Arbeitsplatz in der Arbeitswelt, der Kultur des Unternehmens angepasst, sollten mehrere Schritte über einen längeren Zeitraum beständig fortgeführt werden.
Wobei hilft erfolgreiches, strukturiertes Onboarding?
Neue Mitarbeitende zu finden und einzustellen ist meist ein kostspieliges Unterfangen – vor allem wenn es sich um Fachkräfte handelt. Gutes Onboarding bindet Mitarbeitende stärker und schneller an das Unternehmen. Das belegt auch eine Haufe-Studie. Demnach sorgt ein strukturierter Onboarding Prozess für eine um 91% bessere soziale Integration. (Umfrage zum Onboarding 2017, Haufe-Gruppe). Mithilfe der folgenden Schritte soll die Motivation und das Engagement der neuen Mitarbeitenden gesteigert und der Wohlfühlfaktor ab Tag eins gewährleistet werden. Außerdem kann gelungenes Onboarding für guten Wissenstransfer untereinander sorgen und die Produktivität der Mitarbeitenden steigern.
Hinzu kommt, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden mithilfe der unten genannten Schritte kostenlos ist. Natürlich ist die Vorbereitung, das Sammeln der Informationen zum jeweiligen Arbeitsbereich etc., ein Zeitaufwand der sich aber mit zufriedenen Mitarbeitenden eindeutig langfristig lohnt. Denn laut dem Gallup Engagement Index fühlen sich etwa 85% der deutschen Arbeitnehmenden gering bis gar nicht emotional an ihren Arbeitgeber gebunden. Um diesem Gefühl entgegenzuwirken kann strukturiertes Onboarding die emotionale Bindung an ein Unternehmen von Tag eins an stärken.
Vorbereitung – Orientierung – Integration
Schon vor dem Tätigkeitsbeginn sollten wichtige, auf den Arbeitseinstieg vorbereitende, Informationen an neue Mitarbeitende gelangen, damit sich beide Parteien auf den ersten Arbeitstag vorbereiten können. Dies können der Einarbeitungsplan, Unterlagen zur Unternehmensstruktur oder aufgabenbezogene Informationen zum „einlesen“ sein. Ein Willkommensgefühl zu vermitteln gibt ein Gefühl der Wertschätzung von Anfang an. Dieses kann durch die Vorstellung neuer Kolleg*innen, einen einladend gestalteten Schreibtisch, ein einsatzfähiges Diensthandy, druckfrische Visitenkarten oder vorbereitete Informationen zu verschiedenen internen Abläufen verstärkt werden.
Die neuen Kolleg*innen nicht zu überfordern und bei der Eingliederung Schritt für Schritt vorzugehen erfordert einiges an Fingerspitzengefühl. Unterstützend hierfür ist meist ein Plan, was, wann, von wem und wie den neuen Mitarbeitenden vermittelt wird. Dazu gehört, eine*n Pate*in zu bestimmen, welche*r sich intensiv kümmert und alle aufkommenden Fragen beantworten kann. Diese Orientierungsphase ist auch für die Übernahme der ersten Aufgaben wichtig. Fragen zu IT-Systemen, Geräten oder Abläufen können direkt gestellt werden. Damit wird mögliches Frustrationspotential verhindert und Zeit gespart.
Am ersten Arbeitstag ein Willkommensessen, oder sich auch schon beim Kaffee morgens näher kennenzulernen, führt zu einer besseren Integration im Team. Sich als Arbeitgeber die Zeit zu nehmen und die Führungskräfte vorzustellen ist auch ein Zeichen der Wertschätzung und Offenheit gegenüber neuen Kolleg*innen.
Den Onboarding Prozess auch in den darauffolgenden Wochen zu gestalten und zu begleiten steigert ebenfalls den Erfolg des Integrationsprozesses und damit die Leistung neuer Mitarbeitenden. Regelmäßige Einführungsveranstaltungen für mehrere neue Mitarbeitende sind ein geeignetes Instrument für ein erstes konstruktives Feedback, Klärung von häufigen Fragen und eine vertiefte Heranführung an das Unternehmen. Hospitationstermine in verschiedenen Bereichen des Unternehmens, verschaffen einen Überblick über die unterschiedlichen Aufgaben der Kolleg*innen und sind für die Schnittstellen zu dem eigenen Aufgabenbereich sinnvoll. Zur Mitte und besonders zum Ende der Probezeit sind Feedback-Gespräche wichtig, um den Mitarbeitenden Sicherheit zu vermitteln und klare Entwicklungspotenziale zu benennen.
Die Studie des Gallup Engagement Index führt ebenfalls auf, dass lediglich 30% der Mitarbeitenden ohne strukturierten Onboarding Prozess länger als ein Jahr in dem jeweiligen Unternehmen bleiben. Die genannten Maßnahmen zu nutzen, sollte also für jedes Unternehmen ein Muss sein!
